De belastingdienst: uw bewaarplicht

14 Jan 2020 11:00

De belastingdienst: uw bewaarplicht

De bewaarplicht, wat houd het nou in en hoe doe ik dit goed?

U gebruikt een kassasysteem om een verkoop makkelijk en goed af te ronden, de klant krijgt een bewijs dat hij betaald heeft en de transactie wordt automatisch geregistreerd in het systeem. De meeste kassasystemen leggen bij elke transactie een aantal gegevens vast, zoals datum en tijdstip van de transactie, prijs en artikelnummer, volgnummers en de bedienende medewerker. Door deze gegevens vast te leggen kunt u achteraf meestal eenvoudig uw bedrijfsinformatie bekijken en bijsturen waar nodig.

Als ondernemer heeft u te maken met de vastgestelde fiscale regelgeving, in de wet staat:

"Administratieplichtigen zijn gehouden van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf, naar de eisen van dat bedrijf, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daarbij behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken." (AWR art52 lid1)

Een ondernemer is vrij om te kiezen hoe hij zijn administratie inricht maar de aard en omvang van het bedrijf zijn wel medebepalend voor de wijze van inrichting van de administratie. Hoe complexer en groter uw bedrijf is, hoe hoger de eisen zijn die gesteld worden aan de inrichting van de administratie.

De gegevens die een kassa vastlegt maken deel uit van uw administratie, dat betekent dat de fiscale eisen die aan een administratie gesteld worden ook van toepassing zijn op de registraties in uw kassasysteem. U voert de administratie op zodanige wijze dat uit die administratie altijd uw fiscale rechten en verplichtingen blijken.

Als u op de juiste wijze uw administratie voert kunt u aan de volgende eisen voldoen:

1) U bewaart uw transactiegegevens.
2) U kunt de transactiegegevens reproduceren.
3) Uw transactiegegevens zijn controleerbaar.
4) U geeft inzicht in de instellingen van uw kassasysteem.
5) U beveiligt de transactiegegevens.
6) U kunt de gegevens vlot aanleveren bij een controle.

Per punt zullen we u nog wat achtergrondinformatie geven:

1) U bewaart uw transactiegegevens.
Zorg dat u altijd een goede backup van uw systeem voorhanden heeft, als uw kassa werkt met een harddisk of ssd drive is dit van vitaal belang, harddisks of ssd's kunnen na verloop van tijd door slijtage "crashen". Heeft u geen goede backup? Dan bent u alle transactiegegevens kwijt, waardoor deze niet controleerbaar zijn, hierdoor kunnen problemen ontstaan bij de controle. Papieren prints van de Z journalen geven geen goed toegankelijke informatie voor de controle en passen daarom niet vaak bij middelgrote ondernemingen.

2) U kunt de transactiegegevens reproduceren.
Stelregel is dat als transactievastleggingen digitaal zijn vastgelegd, bewaart u deze ook digitaal en kunt u ze op die wijze ook binnen redelijke termijn reprocuderen. Als het geheugen van een kassa niet groot genoeg is om alle transacties te bewaren dient u regelmatig backups te maken op een andere medium voordat u de ruimte in uw kassasysteem weer opschoont.

3) Uw transactiegegevens zijn controleerbaar.
Elke transactie met zijn extra gegevens zoals nummering, tijdstip en datum zijn binnen de administratie te volgen. Met een doorlopende nummering kan worden vastgesteld of een transactie ontbreekt of is een missende transactie gemakkelijk terug te vinden. Bijzondere registraties legt u vast en worden tevens bewaard, voorbeelden hier van zijn bijvoorbeeld correcties van eerdere transacties, het opleiden van personeel in de "trainingstand" en het openen van de geldlade zonder verkoop.

4) U geeft inzicht in de instellingen van uw kassasysteem.
De leverancier stelt vaak de kassa voor u in, bij een belastingcontrole geeft u inzicht in de toegepaste instellingen. Ook als u later de instellingen wijzigt legt u deze wijzigingen vast.

5) U beveiligt de transactiegegevens.
Met de juiste software zorgt een goed kassasysteem ervoor dat gegevens achteraf niet verloren gaan of aan te passen zijn.

6) U kunt de gegevens vlot aanleveren bij een controle.
Alle transactiegegevens kunt u in een leesbaar formaat en binnen een redelijke termijn aan de controleur ter beschikking stellen.

Heeft u vragen over het op de juiste manier bewaren van kassagegevens, goed bezig! Neem contact met ons op op nummer 079-7170707, onze adviseurs zullen u graag van advies voorzien betreffende deze zaken zodat alles goed geregeld is en u zich bezig kunt houden met uw passie en core-business!

 


Contact

Chroomstraat 34
2718 RR Zoetermeer
Nederland
079 7170707
info@kassacentrum.nl
IDEAL

© 2020 Kassacentrum. Alle rechten voorbehouden.

Privacy | Cookies | Retourbeleid